Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung von DeviNote unter https://med.devinote.de.

1. Verantwortlicher

Devontra KG
Freigrafendamm 11
44803 Bochum
E-Mail: info@devontra.com

2. Zweck der Verarbeitung

DeviNote ist eine SaaS-Anwendung zur Unterstützung medizinischer Dokumentation (Live-Transkription, Text-Zusammenfassung, Export). Die ärztliche Verantwortung und die Einwilligung von Patientinnen und Patienten verbleiben beim nutzenden Fachpersonal.

3. Kategorien von Daten

• Kontodaten: E-Mail, Name/Anzeige, Authentifizierung, Rollen, Sitzplätze, Abonnementstatus.
• Nutzungs-/Metadaten von Sitzungen: Sitzungsname (z. B. Transcript_yyyyMMdd_HHmmss), Fachkraft-Name, Sprache, Zeiten, Quelle (Live/Text), Exportstatus — ohne Speicherung des Transkripttexts in der Anwendungsdatenbank.
• Inhalte zur Verarbeitung: Audio (als Live-Datenstrom oder als Aufnahme der Sitzung, die nach dem Gespräch als Datei übermittelt und nicht gespeichert wird) bzw. eingefügter Text werden zur Transkription/Zusammenfassung an Auftragsverarbeiter übermittelt (siehe unten), nicht dauerhaft als klinischer Text in der DeviNote-Datenbank gespeichert.
• Zahlungsdaten: Abwicklung über Stripe (siehe Stripe-Datenschutz); wir speichern Abonnement- und Rechnungsmetadaten, keine vollständigen Kartendaten.
• Technische Daten: Logins/Auth-Ereignisse, IP-/Session-Hinweise zur Sicherheit, technisch notwendige Cookies.

4. Speicherung von Transkripten und Notizen

Klinischer Transkripttext und KI-Notizen werden nicht dauerhaft in der DeviNote-Datenbank gespeichert. Live-Transkripte können vorübergehend im Browser (sessionStorage) liegen und entfallen beim Schließen des Tabs. Für dauerhafte Aufbewahrung ist der Export (PDF/TXT) durch die nutzende Praxis vorgesehen.

5. Auftragsverarbeiter / Dienste

• Hosting / Betrieb: Bereitstellung der Anwendung (u. a. über Coolify-Infrastruktur) einschließlich Datenbank und TLS.
• Microsoft Azure Speech: Spracherkennung — als Live-Datenstrom oder als Übertragung der Sitzungsaufnahme nach dem Gespräch; die Aufnahme wird von DeviNote nicht gespeichert.
• Microsoft Azure OpenAI: Erstellung strukturierter Dokumentationsentwürfe aus Text.
• Stripe: Zahlungen, Abonnements, Kundenportal.
• E-Mail-Versand (z. B. Resend): Transaktionsmails (Bestätigung, Einladungen, Support).

Mit diesen Anbietern bestehen bzw. werden branchenübliche Auftragsverarbeitungs-/Datenschutzvereinbarungen (inkl. Standardvertragsklauseln bei Drittlandtransfers, soweit erforderlich) abgeschlossen. Die konkrete Azure-Region richtet sich nach der produktiven Konfiguration.

6. Rechtsgrundlagen (DSGVO)

• Art. 6 Abs. 1 lit. b — Vertragserfüllung (Account, Lizenz, Support).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f — berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb, Missbrauchsprävention und Produktverbesserung ohne Profiling zu Werbezwecken.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a — soweit Einwilligungen eingeholt werden (z. B. optionale Funktionen).
• Art. 9 — besondere Kategorien: Verarbeitung nur im Auftrag und Zweck der dokumentationsunterstützenden Nutzung durch Fachpersonal; die Praxis stellt die rechtmäßige Grundlage gegenüber Patientinnen und Patienten sicher (Einwilligung/Behandlungsvertrag nach anwendbarem Recht).

7. Cookies

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speicherungen ein, u. a.:

• Authentifizierung / Sitzung (Login)
• Antiforgery / Sicherheit
• UI-Sprache (ui_lang), Theme (theme_mode), optionale Fach-Sprache
• Hinweis zur Cookie-Information (devinote_cookie_notice)

Es werden keine Marketing- oder Tracking-Cookies Dritter zu Werbezwecken gesetzt.

8. Speicherdauer

Kontodaten und Abonnementdaten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung und gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert. Auth-Logs und technische Logs werden nur so lange wie für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit erforderlich aufbewahrt. Browser-sessionStorage-Inhalte entfallen mit dem Tab.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Kontakt: info@devontra.com.

10. Sicherheit

Übertragung erfolgt über HTTPS. Zugang ist authentifiziert; Lizenzen und Sitzplätze steuern die Nutzung. Absolute Sicherheit kann nicht garantiert werden.

11. Stand

Stand dieser Erklärung: August 2026. Bei wesentlichen Änderungen aktualisieren wir diese Seite.